Jenis Pekerjaan Administrasi Umum

Pengelolaan Data dan Dokumen

Pekerjaan administrasi lainnya yang tak kalah penting adalah pengelolaan data dan dokumen. Dalam perusahaan modern, sebagian besar dokumen disimpan dalam bentuk digital, sehingga memerlukan keterampilan pengelolaan file yang baik. Seorang staf administrasi harus dapat mengatur data dengan baik, mulai dari arsip dokumen penting hingga data proyek.

Kamu akan bekerja dengan sistem manajemen dokumen untuk menyimpan dan mencari file dengan cepat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi dengan mudah dan menghindari kehilangan data penting yang bisa merugikan operasional.

Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab Profesi Administrasi Perkantoran

Pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern kini jauh lebih beragam dan melibatkan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dari pengelolaan keuangan hingga pengelolaan komunikasi, semua aspek ini memainkan peran penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Jika kamu tertarik untuk berkarir di bidang administrasi, menguasai keterampilan ini adalah langkah awal yang sangat baik.

Bagi kamu yang ingin memperdalam keterampilan administrasi bisnis lebih lanjut, Universitas Mahakarya Asia (PMB UNMAHA) menawarkan program studi yang dapat membantumu mempersiapkan diri untuk dunia kerja. Jangan lewatkan kesempatan untuk belajar di universitas dengan program studi yang unggul! Daftar sekarang di PMB UNMAHA dan raih masa depanmu! Daftar sekarang di PMB UNMAHA.***

Editor: Mahfida Ustadhatul Umma

%PDF-1.3 %Çì�¢ 5 0 obj <> stream xœÍZK�5Ö†G`‚Â3!M›™…éøÕn›#‚â4RYN‰H„²A ÿ_¢lw·?wÛ3=³»É¥ÖcW}õ.{æMÅj.*æþ÷ij³Å£?ÚêÅ¿¿\½}±x³0µtÿüÒÏΪŸ7´ßT¶¶ºÚüµà~�W­¨ŒeµVÕæl±¤Cœö FøÃôA>ÝRˆZ›jÍYmžwlÖÃ*¯…‰ë\ÕL ì9Sµ¢=añùâéòÊŠtä-7fù‘‚+£ÔòÝH¾G¤ÖŠi¹|ek-ŒåË««ui/o›Öðå~G#-Ó$y=¬èhF”hP m·u«/…vÈ–3« �N_¯Öœ8ºÝÈ;¯ËµHŽØµL:y�”hÐ`†2WÉ ­i¸NÔêŒ#ݺaMC­þÜü¶P6øIÕ\ ûÓ·ž¿m$— ×ä0â¹t\7Ë�£a>éÈV/oÉl0:˜,~ÃùÇ2!U Y|Y€¼Ï"ùy,a˜Ã�]$[“µl¦I)húÏn»B†Ì× G)Á½xúÄÌÈ‘/ÀE¯Í¢/W>”�‹!®ÝªVŠæuG!™üÒ–)Y’)�±¸CØæ²4«B>Å¢b°øDL€g„˜ÚlRqf2c{ 4Å”Q²MP=b=žÏxF±¦©øhòr™µšïW�ŽV’4¡Ëµ”�k#XF¾�ÑöhYPùÛÓ·à\Á@I|£‚Ù0…ê„�âšOW_.ó1�Âo»Òª4³ÉŽ.¾YÐæàæ@Z1+Í´5øÀ-·†u6W§ëIsàMS3­‰\Šš†¬Jh‹BŽÞÜ/#ò�cgš9kÓ6<éã¨õ8—v€úÎm‘ºåv_�êpA>žÌ±~¯½¯¢O’bEÚÖž–Ë)‘Òךl�ÿŽ‚Ñ‹&ŠEžîaDH‡ÃÐܵԢ91èq4B8<Ýáð{΋£å.; î xâ0`Û)C�eª] ƒî˜½®o\¯„hzMÝiê÷œWS£ëDÑ|Âœ.ã”qºr Ö•1ØC5ŠSÂ×Ü,O²L~€$…å$_=î™üˆëùä]gå �„wE[”1ÂŒt¨c}ä–µ‘ uÌ:–â?’ú“A¤ÕÂæ1�pæõ ðªD›ð‰¬M*Øþè° +¸·UÁ¹< ðųó¨p”²‚:|…^‚ {|ê–\S´H,‚òÁwd’/¬&=°gà&W[Ü‹ÎHàƒ›Á· ýrº/ȼW°B`#$¥x”ëÚ¿8mN.ß)„XzøÛìOñݸtØ×þ=ç�öWóà·$ A"µÓêÓøÔMpß�/ ÷£KmZÒ¿"ä ŒkBý›Ž‰O�/U,1è¿^êÍ#èîßø=Ýýü,C=YíÔÑiYÊ'ÈÿÖ$ Á<0xJ¥<2ÙÅQ~儨ÊC2Lµ³úHÁÛÄK©Pú¤‡IAÝ7‰þ‘óS¼2û€ÁI¿‰Ï�|ÞïÈ·e”˜ÄFbÐ<ÇQˆe‘ßÍûëPS\B}Ñ“+’»;úÇ_¨Ÿ§ƒQ2âhçþý#S˜æð+wƒbVûÌX4†"ôJ»cì°{´9…+WyºUîÞ‹iþ=g¼ùÞ+¸~

Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan

Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.

Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.

Memastikan keamanan kegiatan usaha

Dalam setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas yang ada, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Selain yang telah disebutkan di atas, tujuan administrasi juga bisa dibagi menjadi 2, yaitu administrasi dengan tujuan jangka panjang dan administrasi dengan tujuan jangka pendek.

Tujuan jangka panjang dengan pola administrasi ditujukan untuk mencapai target di sebuah organisasi dengan dasar jangka panjang, sehingga tidak dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut. Tujuan administrasi ini bersifat ideal, general, dan kualifikasinya tidak terbatas.

Untuk tujuan jangka pendek bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh bagian divisi dari organisasi untuk kebijakan lingkup divisi. Tujuan ini bersifat spesifik, mempunyai ruang lingkup yang kecil, dan kualifikasinya juga terbatas.

Tugas Administrasi Perkantoran

Pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional dan manajemen suatu kantor.

Umumnya pekerjaan ini dikerjakan oleh mereka yang menempuh kuliah di jurusan administrasi, baik administrasi secara umum ataupun khusus seperti negera, bisnis, dan lainnya.

Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dalam administrasi perkantoran:

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.

Mengelola beragam tugas administratif dengan efisien, administrasi perkantoran memastikan bahwa setiap departemen dapat berfungsi dengan optimal.

Contoh Pekerjaan di Bagian Administrasi dalam Perusahaan Modern

Berikut ini contoh pekerjaan di bagian administrasi dalam perusahaan modern:

Peran Administrasi Umum

Peran administrasi dapat dikatakan sebagai Queen of Peace. Bayangkan saja, pasti keributan akan terus terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan saat administrasi tidak berjalan semestinya.  Administrator nantinya akan menjadi penghubung di berbagai departemen, partner perusahaan, maupun konsumen.

Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa administrasi umum memiliki beberapa peran, seperti berikut ini.

Oleh karena itu, ada beberapa bidang yang dapat menangani beberapa hal-hal khusus, seperti memahami pengertian administrasi, meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian serta mengatur administrasi kantor di berbagai bidang. Ada juga yang bertugas mengeluarkan standar filing yang tepat, mengembangkan dan mengatur aset perusahaan, mengembangkan prosedur administrasi, mengontrol serta merencanakan budget administrasi, serta membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian hingga kegiatan pengiriman lainnya.

Meskipun tugas utama administrator bergantung dari perusahaan, mereka akan bertindak sebagai jembatan penghubung antara manajemen dan para karyawan.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:

George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

Unsur -Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.

Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.

Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

Pengelolaan Komunikasi Internal dan Eksternal

Pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern juga sering berkaitan dengan pengelolaan komunikasi internal dan eksternal. Tugas ini meliputi pengaturan jadwal pertemuan, mengirimkan email penting, dan mendokumentasikan percakapan bisnis yang ada. Dalam era digital ini, komunikasi sering dilakukan melalui berbagai platform, mulai dari email hingga aplikasi komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams.

Sebagai staf administrasi, kamu mungkin akan diminta untuk mengatur jadwal rapat atau konferensi video, serta mengelola korespondensi dengan klien dan rekan bisnis. Pekerjaan ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik dan memastikan komunikasi berjalan tanpa hambatan.